ਇਲੈਕਟ੍ਰੋਨਿਕ ਸੰਚਾਰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫੋਨ ਕਾਲਾਂ, "ਘੁੰਮਣ" ਮੇਲ ਅਤੇ, ਕੁਝ ਮੌਕਿਆਂ 'ਤੇ, ਚਿਹਰੇ ਦੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ. ਮੈਡੀਕਲ ਦਫ਼ਤਰ ਸਮੇਤ ਕਿਸੇ ਵੀ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਨਾ ਮਾਹੌਲ ਵਿਚ, ਸਹਿਕਰਮੀ, ਮਰੀਜ਼ਾਂ, ਡਾਕਟਰਾਂ, ਹਸਪਤਾਲਾਂ, ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਜਾਂ ਹੋਰ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੇ ਸਮੇਂ ਕਈ ਚੀਜਾਂ ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਲੋਕ ਆਪਣੇ ਦਿਨ ਦੇ ਖੁੱਲ੍ਹਣ ਅਤੇ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਪੜਦੇ ਹਨ.
ਬੇਅਸਰ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਬੇਅਸਰ ਈਮੇਲ 'ਤੇ ਕੀਮਤੀ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ. ਇਕੋ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਨਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਫੋਨ ਤੇ ਵਰਤੋਗੇ, ਮੇਲ ਚਿੱਠੀ ਪੱਤਰ ਜਾਂ ਫੇਸ-ਚ-ਆਊਟ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਵਿਚ ਵੀ ਦਰਸਾਉਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ. ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਇੱਕ ਈ-ਮੇਲ ਸੰਚਾਰ ਦਾ ਇੱਕ ਰੂਪ ਹੈ ਅਤੇ ਜਿਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਰਸੀਵਰ ਇਸ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਉਂਦਾ ਹੈ ਉਹ ਕੇਵਲ ਇਕੋ ਚੀਜ ਹੈ ਜੋ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ.
ਈਮੇਲ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਕਈ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛੋ.
- ਕੀ ਮੈਂ ਭੇਜ ਰਿਹਾ ਹਾਂ ਉਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਢੰਗ ਦਾ ਸੰਚਾਰ ਮੇਲ ਕੀ ਹੈ?
- ਕੀ ਇਹ ਪੇਸ਼ਾਵਰ ਹੈ?
- ਕੀ ਇਹ HIPAA ਅਨੁਕੂਲ ਹੈ?
- ਕੀ ਇਹ ਸਹੀ ਅਤੇ ਮੇਰੀ ਮੈਡੀਕਲ ਦਫਤਰ ਦਾ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧ ਕਰਦਾ ਹੈ?
ਈਮੇਲ ਸਤਰਕ ਨਿਯਮ # 1
ਤੁਸੀਂ SEND ਨੂੰ ਦਬਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੀ ਸਮਗਰੀ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ. ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉ ਕਿ ਈਮੇਲ ਤੁਹਾਡੇ ਫੋਨ ਕਾਲ ਜਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਬਜਾਏ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਲਈ ਸੰਚਾਰ ਦਾ ਢੁਕਵਾਂ ਰੂਪ ਹੈ. ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਕਿ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਚਿੱਤਰ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਮੈਡੀਕਲ ਔਫ਼ਿਸ ਤੋਂ ਆਸ ਲਈ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਨਾ ਪੱਧਰ ਦਾ ਪ੍ਰਤੀਬਿੰਬ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.
ਅਸ਼ਲੀਲ, ਅਪਮਾਨਜਨਕ, ਨਿੰਦਿਆ, ਬਦਨਾਮੀ, ਜਾਤੀਵਾਦੀ ਜਾਂ ਜਿਨਸੀ ਸੁਭਾਅ ਵਾਲਾ ਕੋਈ ਵੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜੋ, ਅੱਗੇ ਭੇਜੋ ਜਾਂ ਜਵਾਬ ਨਾ ਦਿਓ. ਜੁਰਮਾਨੇ ਤੁਹਾਡੇ ਅਤੇ ਮੈਡੀਕਲ ਆਫਿਸ ਲਈ ਗੰਭੀਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ.
ਈ-ਮੇਲ ਸਤਰਕ ਨਿਯਮ # 2
ਸਹੀ ਵਿਆਕਰਣ, ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹ ਅਤੇ ਸਪੈਲਿੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ. ਦੁਬਾਰਾ ਫਿਰ, ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਤੁਹਾਡੇ ਮੈਡੀਕਲ ਆਫ਼ਿਸ ਦਾ ਪ੍ਰਤੀਬਿੰਬ ਹੈ.
ਨਾਲ ਹੀ, ਸੁਨੇਹਾ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੁਨੇਹਾ ਲਈ ਢੁਕਵੀਂ ਢਾਂਚੇ ਨੂੰ ਵਰਤਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉ ਜਿਸ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹਨ ਵਿੱਚ ਸੌਖਾ ਹੋਵੇ. ਤੁਹਾਡੇ SEND ਨੂੰ ਦਬਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਦਾ ਸਬੂਤ ਦਿਓ.
ਸਾਰੇ ਕੈਪਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿਉਂਕਿ ਇਸ ਨੂੰ ਆਨਲਾਈਨ ਜਗਾਹ ਵਿਚ ਚੀਕਣਾ ਜਾਂ ਚੀਕਾਂ ਮਾਰਨਾ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਕਿਸੇ ਸ਼ਬਦ ਜਾਂ ਵਾਕਾਂਸ਼ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦੇਣ ਲਈ ਬੋਲਡ ਜਾਂ ਇਟੈਲਿਕਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਬੇਹੱਦ ਫੈਂਸੀ ਜਾਂ ਅਜੀਬ ਫੋਂਟਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ ਕਿਉਂਕਿ ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਪੜ੍ਹਨਾ ਹੋਰ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ.
ਈ-ਮੇਲ ਸਤਰਕ ਨਿਯਮ # 3
ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉ ਕਿ ਈ-ਮੇਲ ਉਚਿਤ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਨੂੰ ਭੇਜੀ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ ਕਿਸੇ ਡਾਕਟਰੀ ਦਫਤਰ ਵਿੱਚ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ ਤੇ ਮਰੀਜ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ, ਸਿਰਫ ਆਧਾਰ ਨੂੰ ਜਾਣਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਤੇ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇਹ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਕਿ ਲੋਕ "ਜੰਕ ਮੇਲ" ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਉਚਿਤ ਨਹੀਂ ਸਮਝ ਸਕਦੇ.
ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਅਤੇ ਗੁਪਤ ਜਾਣਕਾਰੀ 'ਤੇ ਚਰਚਾ ਨਾ ਕਰੋ ਜਾਂ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਮਰੀਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜੋ. ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਖਾਤੇ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਸਲਾਹ ਦੇਣ ਲਈ ਮਰੀਜ਼ ਖਾਤਾ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਮੈਡੀਕਲ ਰਿਕਾਰਡ ਨੰਬਰ ਵਰਤੋਂ. ਤੁਹਾਡੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇੱਥੇ ਨੋਟ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ.
ਈ ਮੇਲ ਸਤਰਕ ਨਿਯਮ # 4
ਸੰਭਵ ਹੋਣ 'ਤੇ 24 ਘੰਟੇ ਦੇ ਅੰਦਰ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ. ਜੇ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਾਫ਼ੀ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਦੇਂਦਾ, ਤਾਂ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਇਹ ਕਹਿਣਾ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਤੀਕ੍ਰਿਆ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਈ-ਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈ ਹੈ ਅਤੇ ਜਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਹੋ ਸਕੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਮਿਲ ਜਾਵੇਗਾ.
ਸਪੈਮ ਦਾ ਜਵਾਬ ਨਾ ਦਿਉ ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਬਣਨ / ਅਸੰਬਾਸ ਕਰਨ ਲਈ ਬੇਨਤੀਆਂ ਨਾ ਕਰੋ.
ਇਹ ਸਿਰਫ ਹੋਰ ਸਪੈਮ ਪੈਦਾ ਕਰੇਗਾ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਪਾਰ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਭੰਗ ਕਰੇਗਾ.
ਈਮੇਲ ਸਤਰਕ ਨਿਯਮ # 5
ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲਾਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਰੱਖੋ ਨਿਮਰ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਬਣੋ ਜਾਣੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅਨੌਪਰੇਟ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਬਾਅਦ ਵਿਚ ਉਸ ਕਿਸਮ ਦੇ ਸਬੰਧ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਲੰਘ ਗਏ ਹਨ.
ਇਕ ਈ-ਮੇਲ ਵਿਚ ਕੁਝ ਨਾ ਕਹੋ ਜਿਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਛਤਾਵਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਗੁੱਸੇ ਵਿਚ ਇਕ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜਣ ਜਾਂ ਉਸ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵੇਲੇ ਸਾਵਧਾਨ ਰਹੋ. ਕਦੇ ਵੀ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ ਬਾਰੇ ਨਿੱਜੀ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਨਾ ਕਰੋ, ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਕਰੋ ਜੋ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਠੇਸ ਪਹੁੰਚਾਏਗਾ ਜਾਂ ਕੁਝ ਅਜਿਹਾ ਕਹਿ ਦੇਵੇਗਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਕਹੀਗੇ.
ਈ-ਮੇਲ ਸਤਰਕ ਨਿਯਮ # 6
ਘੱਟੋ ਘੱਟ ਕਰਨ ਲਈ ਹਾਸੇ, ਚੁਟਕਲੇ, ਅਤੇ ਵਿਅੰਗ ਕਰਦੇ ਰਹੋ. ਇਤੰਤਰਤਾ ਅਕਸਰ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿਚ "ਅਨੁਵਾਦ ਵਿਚ ਗੁੰਮ ਜਾਂਦੀ" ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਮਖੌਲ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦਾ.
ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੇ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਤੋਂ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ.
ਚੇਨ ਅੱਖਰਾਂ ਨੂੰ ਨਾ ਭੇਜੋ, ਅੱਗੇ ਭੇਜੋ ਜਾਂ ਜਵਾਬ ਨਾ ਦਿਓ. ਇਹ ਗੈਰ-ਵਿਹਾਰਕ ਵਿਵਹਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਕੁਝ ਲੋਕ ਇਸਨੂੰ ਜੰਕ ਮੇਲ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਵੇਖਦੇ ਹਨ. ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਭੇਜੀ ਕੋਈ ਵੀ ਸਮੱਗਰੀ ਤੁਹਾਡੇ ਮੈਡੀਕਲ ਦਫ਼ਤਰ ਤੋਂ ਉਮੀਦ ਕੀਤੀ ਗਈ ਪੇਸ਼ੇਵਰਤਾ ਦਾ ਅਕਸ ਅਤੇ ਚਿੱਤਰ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ.